Materiały do projektów
Projekt dla organizacji, nie pod konkurs
Czy w Waszej organizacji praca nad projektem zaczyna się od znalezienia konkursu?
Czy dopiero potem pojawia się pomysł, który próbujecie do niego dopasować?
Kiedy ostatnio zastanawialiście się, po co istnieje Wasze stowarzyszenie lub fundacja i jaki problem ma realnie rozwiązywać? Czy macie jasno określony kierunek działania, choćby w perspektywie najbliższego roku, który wynika z Waszej wizji i tego, co chcecie zmieniać?
W wielu organizacjach to właśnie konkurs jest punktem wyjścia. To zapisy regulaminu często dyktują, jakie działania mają zostać zrealizowane, a możliwość finansowania wyznacza kierunek działania stowarzyszenia lub fundacji.
Tylko czy to na pewno właściwa kolejność?
W tym artykule pokazuję, jak odwrócić ten sposób myślenia, tak aby to projekty wynikały z potrzeb organizacji, a nie organizacja była dopasowywana do projektów.
Od czego powinien zaczynać się projekt
Projekt powinien zaczynać się od celu stowarzyszenia, fundacji, a nie od konkursu.
Każda organizacja powstaje z jakiegoś powodu. Ktoś widzi problem, który chce rozwiązać albo zmianę, którą chce wprowadzić. To właśnie ten punkt powinien być początkiem myślenia o działaniach i projektach.
Pierwszym krokiem jest określenie wizji przyszłości, czyli takiej sytuacji, w której działania stowarzyszenia lub fundacji nie są już potrzebne, bo problem został rozwiązany.
Dopiero potem warto przejść do:
• analizy potrzeb organizacji, aby tę wizję urealnić,
• określenia, kim są osoby, do których kierowane są działania,
• zapytania i zrozumienia, czego te osoby rzeczywiście potrzebują.
Na tym etapie powstaje fundament projektu.
Przykład
Wyobraź sobie stowarzyszenie, które działa na terenie miejscowości Y. Jego celem jest to, aby dzieci i młodzież nie miały problemów z naukami ścisłymi, tj.: matematyka, fizyka i chemia.
WIZJĄ tego stowarzyszenia jest stan, w którym każde dziecko rozumie podstawy przedmiotów ścisłych i radzi sobie z nauką na swoim poziomie.
Oznacza to w praktyce, że stowarzyszenie nie jest potrzebne, gdy:
• dzieci i młodzież rozumieją materiał i radzą sobie z nauką,
• w razie trudności mogą bez obaw zwrócić się do nauczyciela i uzyskać dodatkowe wsparcie tj. bezpłatne korepetycje,
• szkoła zapewnia warunki do nauki poprzez praktyczne podejście, wykorzystanie modeli i przedmiotów codziennego użytku,
• działa system wzajemnego wsparcia uczniów, w którym mogą uczyć się od siebie nawzajem (lepszy pomaga słabszemu).
Organizacja koncentruje się wyłącznie na działaniach wynikających z jej misji i wizji. Nie realizuje projektów z innych obszarów, takich jak ekologia czy sport, jeśli nie są one z nimi spójne.
Rzeczywistość obecnie wygląda następująco:
• uczniowie nie rozumieją podstaw materiału,
• nie korzystają z pomocy nauczycieli lub nie mają do niej dostępu,
• nauka ma charakter głównie teoretyczny i jest w mega tempie,
• brakuje przestrzeni do wspólnej nauki i wzajemnego wsparcia.
CO Z TEGO WYNIKA DLA PROJEKTU:
Projekt powinien odpowiadać na te konkretne problemy. Nie wystarczy zaplanować ogólnych działań dla dzieci. Ważne jest, aby działania były dopasowane do rzeczywistych potrzeb.
Jeśli problemem są braki w naukach ścisłych, projekt powinien koncentrować się właśnie na ich uzupełnianiu, a nie na działaniach, które nie rozwiązują tej sytuacji.
Tak przygotowana koncepcja projektu jest dużo łatwiejsza do przełożenia na działania i opisania we wniosku o dofinansowanie.
Hej jest konkurs, piszemy!
Pojawia się konkurs i zaczyna się pisanie wniosku. Znasz to podejście?
Często bez sprawdzenia, czy zakres działań jest zgodny ze statutem organizacji, czyli z „konstytucją” organizacji.
W efekcie wniosek może odpaść już na etapie oceny formalnej, bo nie mieści się w celach statutowych.
Może też przejść dalej i otrzymać dofinansowanie, ale jego realizacja nie wynika z planu ani kierunku rozwoju organizacji.
W takiej sytuacji projekt jest realizowany, ale nie wzmacnia organizacji w dłuższej perspektywie.
Konkursy potrafią być bardzo kuszące, ale jednocześnie łatwo rozpraszają działania organizacji.
Nie każdy dostępny konkurs jest dobrym konkursem dla Twojej organizacji.
Zamiast angażować czas w przygotowanie wniosku, który nie jest zgodny z jej misją i wizją, warto rozważyć przeznaczenie tego czasu na inne działania fundraisingowe, które pozwolą pozyskać środki na to, co rzeczywiście jest potrzebne.
A gdyby tak odwrócić ten proces?
Zanim zabierzemy się za szukanie konkursu, przeszukiwanie ngo.pl czy innych platform zawierających informacje o otwartych konkursach, opiszmy nasz projekt. Zbierzmy dane ogólnodostępne o problemie, którym zajmuje się organizacja, zapytajmy w rozmowach, ankietach grupę, którą chcemy wspierać o ich potrzeby. Sprawdź my czy to nie jest tylko nasze „widzi mi się”.
Jeśli motywują nas deadline-y wyznaczmy go sami dla siebie.
Po dokładnej analizie przyczyn problemu należy przejść do rezultatów – zmian jakie chcemy osiągnąć.
Mając obraz tego jakiej zmiany chcemy, czas sformułować cel ogólny projektu i zastanowić się nad działaniami najbardziej efektywnymi w dążeniu do celu.
Żeby cel projektu był dla nas kierunkowskazem warto napisać go wg. metody SMART. To akronim 5 cech dobrze sformułowanego cel:
S – SPECYFIC-> KONKRETNY
M – MEASURABLE -> MIERZALNY
A – ACHIEVABLE -> OSIĄGALNY
R – RELEVANT -> ISTOTNY
T – TIME-BOUND -> OKREŚLONY W CZASIE
Kolejnym krokiem jest wybór i opis działań. Należy tego dokonać zarówno pod kątem zakresu merytorycznego, jak i kwestii technicznych. Każdy element z opisu działań będzie miał swoje przełożenie w budżecie naszego projektu. Pozwoli również na określenie jakie zasoby (sprzęty, ludzie, itp.) są na potrzebne do przeprowadzenia działań.
Gdy będziemy mieć już tak opisany projekt warto zastanowić się co może stanąć nam na drodze do realizacji i podczas realizacji projektu, czyli wykonać analizę istniejących, mogących wystąpić ryzyk. Byśmy byli na nie przygotowani poświęćmy czas na określenie sposobów reagowania.
Tak przygotowana koncepcja projektu jest dużo łatwiejsza do przełożenia i opisania we wniosku o dofinansowanie.
Dobrze przygotowany projekt wspiera rozwój organizacji, wzmacnia jej działania, buduje doświadczenie i może stać się jej wizytówką.
Jak połączyć projekt z konkursem?
Jeśli masz przemyślaną koncepcję, jasno określone cele i spójne działania, łatwiej znaleźć konkurs, który naprawdę pasuje do projektu. Kluczowym jest to, że nie konkurs a projekt powinien być punktem wyjścia.
Zanim zaczniesz wpisywać dane w formularz wniosku, warto zadać sobie jeszcze raz pytanie:
• czy ten projekt rzeczywiście wynika z potrzeb naszej organizacji?
• czy chcemy go realizować niezależnie od konkursu?
• czy jest spójny z kierunkiem naszego działania?