Materiały do projektów
Jak oceniany jest projekt?
Gdy już przygotujemy i złożymy wniosek, przychodzi czas na jego ocenę. Wniosek o dofinansowanie przechodzi zazwyczaj przez 2 etapy oceny: formalną i merytoryczną.
Każdy z nich weryfikuje inny aspekt projektu i ma znaczenie dla jego końcowej oceny.
Ocena formalna
Na tym etapie sprawdzane jest, czy wniosek spełnia podstawowe wymagania konkursu.
Najczęściej dotyczy to m.in.:
- złożenia wniosku w terminie,
- użycia właściwego formularza,
- podpisania przez osobę upoważnioną,
- dołączenia wymaganych załączników,
- zgodności projektu z zakresem konkursu.
Ważnym elementem jest również zgodność projektu ze statutem organizacji.
Jeśli organizacja nie ma w statucie możliwości realizacji danego rodzaju zadań publicznych, projekt może zostać odrzucony już na tym etapie.
Dokładny zakres oceny formalnej określa regulamin konkursu, a czasem także karta oceny formalnej.
Ocena merytoryczna
Dopiero na tym etapie oceniana jest jakość projektu.
Sprawdzane jest m.in.:
- na ile projekt realizuje cele konkursu,
- czy właściwie określono grupę docelową,
- czy działania są spójne i logiczne,
- czy zaplanowano odpowiednie wskaźniki,
- czy projekt opiera się na logicznej strukturze (problem → cel → działania → rezultaty).
Poddane ocenie jest także to czy oferent przewidział i poddał analizie:
- ryzyka,
- zasoby potrzebne do realizacji projektu.
Oceny merytorycznej dokonują pracownicy instytucji lub zewnętrzni eksperci na podstawie karty oceny merytorycznej.
Na podstawie oceny merytorycznej powstaje lista rankingowa.
Dofinansowanie otrzymują projekty z najwyższą punktacją do momentu wyczerpania dostępnych środków (alokacji).
W niektórych konkursach środki dzielone są np. na województwa lub priorytety.
Lista rankingowa jest zatwierdzana przez osoby decyzyjne, które w określonych sytuacjach mogą wprowadzać w niej zmiany.
Pamiętaj, że brak dofinansowania nie zawsze oznacza, że projekt był słaby.
Często o uzyskaniu dofinansowania decydują:
- ograniczona pula środków,
- dopasowanie do celu i założeń konkursu,
- uzyskana liczba punktów w stosunku do innych projektów.
Moja rekomendacja – dodatkowy krok, który może zmienić wiele
Po przygotowaniu wniosku, a przed jego złożeniem, warto przekazać wniosek do przeczytania osobie, która nie brała udziału w jego opracowaniu.
Taka osoba, opierając się na karcie oceny formalnej i merytorycznej, może ma za zadanie dokonać „symulacji oceny” i wskazać elementy, które są niejasne lub niespójne.
W praktyce bardzo często okazuje się, że:
- pewne informacje są oczywiste tylko dla zespołu przygotowującego projekt,
- we wniosku pojawiają się skróty myślowe,
- część założeń nie jest wystarczająco jasno opisana.
Dla osoby z zewnątrz, która nie zna kontekstu organizacji, takie elementy mogą być trudne do zrozumienia. Oceniający w takiej sytuacji obniży liczbę punktów.
Dlatego taka „próba oceny” przed złożeniem wniosku często pozwala wychwycić rzeczy, które mają realny wpływ na ocenę projektu.